ESM använde tidigare Anygraafs redaktionssystem Doris och annonssystem AProfit. Med Neo flyttades också servrar och databas från företagets säte i Tusby till Keskisuomalainen-koncernens servicecentral i Jyväskylä, samtidigt som annonssystemet fusionerades med koncernens gemensamma databas.
Etelä-Suomen Medias produkter är Aamuposti, Helsingin Uutiset, Hyvinkään Viikkouutiset, Imatralainen, Keski-Uusimaa, Lappeenrannan Uutiset, Länsi-Uusimaa, Länsi-Uusimaa Ilta, Länsiväylä, Mäntsälän Uutiset, Nurmijärven Uutiset, Riihimäen Seudun Viikkouutiset, Sipoon Sanomat, Tamperelainen, Turkulainen, Tuusulanjärven Viikkouutiset, Uusimaa, Vantaan Sanomat, Vihdin Uutiset, Aromi, Shaker, Evento, Moottori, I love Lapland, It Invalidiliitto, Kirkonseutu, Maintworld, Matkus Shopping, Meidän Suomi, Navigator, Ota opiksi, Patina, Poppi, Port of Helsinki Magazine, Port of Helsinki News, Promaint, Solisti, Vav-viesti, Visiitti, 90 min, Iltamakasiini och Tallinna24.
ESM når 991 000 läsare i print och nät, sysselsätter ca 300 anställda på 18 orter och är en del av Keskisuomalainen-koncernen.
Etelä-Suomen Media använder Anygraafs koncept för planerat arbetsflöde i alla sina dags- och stadstidningar. Alla tidningar, utom Keski-Uusimaa, görs i Citrix-miljö.
”Arbetsflödet ändrades genast”
Publikationschef Silja Tenhunen, som ledde Neo-projektet i Etelä-Suomen Media, berättar att projektets första stadium ändrade genast ombrytningen och nätets och bildproduktionens arbetsflöde vid till exempel huvudstadsregionens stora editionstidningar.
Vilka var de viktigaste argumenten för att gå från Doris till Neo?
– Vi ville börja använda Neo snabbt för att kunna utveckla programmet i samband med planeringen av kommande innehållsreformer i våra tidningar. Målet är att alla innovationer vi möter i det praktiska arbetet skall kunna utnyttjas när vi år 2016 börjar ändra våra arbetssätt.
– I valet vägde också att våra tidningar växer snabbt i nätet: till exempel Helsingin Uutiset nådde i december över 210 000 läsare per vecka. Vi behövde börja använda Neo genast för att kunna utveckla också nätpubliceringen på redaktionerna.
Vilket var mest utmanande i förändringen?
– Inget system kan tas i bruk bara med tanke på systemplanerarna eller utgående från deras målsättningar. Användarna av programmet bör förstå varför förändringen görs nu, vad målet med den är för nästa år och hur systemet är tänkt att utvecklas.
– Det mest utmanande i sådana här projekt är inte att lyckas tekniskt, utan att stå ut med det som ännu inte är färdigt och att hantera och gestalta helheter, så att förverkligade lösningar inte utestänger kommande behov.
– Också användarutbildningen har en nyckelposition. Om den enskilda användaren inte ännu ett halvår efter starten känner att det nya systemet underlättat vardagen har förändringen inte lyckats.
Ändrades något annat än system och teknisk miljö, till exempel arbetssätt och arbetsflöde?
– Ja. Även om målet med bytet av redaktionssystem var att börja använda och utveckla Neo så snabbt som möjligt, ändrar ett systembyte – och bör ändra – också arbetssätt. Första stadiet i Neo-projektet ändrade genast ombrytningen och nätets och bildproduktionens arbetsflöde vid till exempel huvudstadsregionens stora editionstidningar.
Förändringen var i finländska mått ett stort projekt som genomfördes inom kort tid. Hur var det möjligt?
– I samband med byte av redaktionssystem ändras ofta också tidningarnas design och format. I Etelä-Suomen Medias tidningar gjorde vi annorlunda: redaktionssystemet byttes före kommande innehålls- och designreform. Det skapade möjligheter till relativt snabb övergång.
Vilka är de mest centrala erfarenheterna av övergången?
– När ett redaktionssystem som använts länge byts kan också bekanta arbetssätt kännas främmande. Det här är bra att ha i minnet också i utbildningen – du kan inte koncentrera dig bara på det som förändras, du måste också ha med de arbetsskeden som inte förändras.
– Det här är någonting som vi systemplanerare alltid får lära oss och som avslöjar vilka redan utlärda saker kräver ny repetition och vilka som inte gör det.
Hur har användarna tagit emot förändringen?
– Neo-projektets första stadium lyckades för att användarna var redo för ett byte – även om det inträffade under årets mest hektiska period och tidtabellen var exceptionell.
– Ett systemprojekt är dock aldrig avslutat i och med produktionsstarten, utan börjar först där. Därför är hela projektets viktigaste fas nu först i sin början: hur bygger vi Neo tillsammans med användarna till ett system med vilket vi gör sådana produkter som vi vill, och dessutom på nytt sätt.
Har ni redan funderat på nästa skeden i utvecklingsprojektet?
– Ja. Den största utmaningen under de kommande åren är inte bara hur intressanta tidningar vi kan göra för läsarna eller vilka digitala produkter vi behöver i nätet. En av de största utmaningarna är att digitalisera printens produktionsprocess.
– Redaktionerna behöver i fortsättningen allt mera tid för flerkanalspublicering och producering av kvalitativt printinnehåll. Det förutsätter att arbetsprocesserna förnyas. Vid sidan av planerad redigering bör vi skapa flera verktyg och arbetssätt för en mera lätt flytande printproduktion.
– Redan nästa steg är att ta i bruk produktionsutskrift för de tidningar som vissa kvällar skriver ut flera hundra sidor på några timmar. Efter det börjar vi bena ut printens produktionsprocess skede för skede. Målet är att de förnyade printtidningarna sjösätts ännu före sommaren.
Hur många tidningar görs och hur många sidor skrivs ut som mest under en dag?
– För printen är de livligaste dagarna måndag, tisdag, torsdag och fredag. Bara onsdagar och veckoslut sänds inte samtidigt ett flertal dags- och stadstidningar till tryckeriet.
– Till exempel torsdagen den 17.12 sändes utöver fyra dagstidningar (Aamupostis två editioner, Keski-Uusimaa, Länsi-Uusimaa, Uusimaa) också Helsingin Uutisets tre editioner, Vantaan Sanomats två editioner, Länsiväylä med utbytessidor, Turkulainen, Nurmijärven Uutiset och Mäntsälän Uutiset. Det betydde över 320 sidor. Normal kväll.
Enhetligt annonsystem i koncernen
Etelä-Suomen Media är en del av Keskisuomalainen-koncernen, där Neo sedan tidigare används av regiontidningarna Keskisuomalainen och Savon Sanomat. Hösten 2015 tog koncernen också i bruk ett enhetligt annonsssystem. AProfit används nu vid Savon Sanomat, Etelä-Suomen Media, Omnipress och Keskisuomalainen, d v s vid sammanlagt 60 tidningar. Antalet Neo- och AProfit-användare i koncernen är ca 500.
En betydande del av av Neo-projektet i slutet av året var fusioneringen av AProfit i Keskisuomalainen-koncernens gemensamma databas, då all data som gäller kundrelationer, styrning och uppföljning av försäljning, kontroll av annonsbokningar och materialhantering, fakturering och rapportering följde med.
– Övergången till centraliserat annonshanteringssystem gör det möjligt att använda samma kundrelationer i hela koncernen, hantering av äkta paketförsäljning och centraliserad materialtillverkning. Annonsförsäljningen i tidningar i koncernens dotterföretag faktureras via det företag som utförde försäljningen. Med denna hantering av intern fakturering, som utvecklats i AProfit, kan interna fakturor genereras mellan dotterföretagen, berättar Anygraafs systemutvecklare Mika Aalto.
Närmare upplysningar
Etelä-Suomen Media Oy, publicationschef Silja Tenhunen, silja.tenhunen[at]media.fi.
Anygraaf Oy, (Neo) systemexpert Svante Ahlroth, svante.ahlroth[at]anygraaf.fi, tel +358 24 2217 350.
Anygraaf Oy, (AProfit) systemutvecklare Mika Aalto, mika.aalto[at]anygraaf.fi, tel +358 424 2217 700.